Ledenorganisaties hebben te maken met uiteenlopende vragen en verzoeken van hun leden. Van eenvoudige informatieverzoeken tot complexe juridische kwesties: een efficiënte en professionele ledenservice is cruciaal.
Microsoft Dynamics 365 Customer Service biedt een krachtige oplossing om ledenserviceprocessen te stroomlijnen en leden snel en effectief te helpen via diverse kanalen.
1. Standaard ledenservice - Met standaard ledenservice worden vragen direct door de ledenservice afgehandeld. Dit kunnen eenvoudige vragen zijn over bijvoorbeeld lidmaatschapsvoordelen, facturatie, evenementen of wijzigingen in gegevens. Dynamics 365 Customer Service helpt medewerkers deze vragen snel en consistent te beantwoorden via een gecentraliseerd systeem waarin alle ledeninformatie overzichtelijk wordt weergegeven.
2. Ledenservice met juridische ondersteuning - Sommige leden kunnen juridische vragen hebben waarvoor gespecialiseerde hulp nodig is. In dit geval kan de ledenservice de vraag eenvoudig doorzetten naar een juridische dienst. Met Dynamics 365 Customer Service wordt de casusregistratie geautomatiseerd en kan de voortgang eenvoudig worden gevolgd. Juristen kunnen direct in het systeem werken en communiceren met de ledenservice om de vragen zo snel mogelijk op te lossen. Wanneer juristen uren moeten schrijven voor hun werkzaamheden, kan Dynamics 365 Project Operations hier ondersteuning bij bieden. Dit maakt het mogelijk om tijdregistratie te koppelen aan Customer Service en, indien nodig, een factuur te genereren op basis van de geschreven tijd. Hierdoor ontstaat een naadloze integratie tussen juridische dienstverlening en financiële afhandeling.
Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.
In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.
Om leden optimaal te ondersteunen, biedt Dynamics 365 CE verschillende communicatiekanalen, zodat leden via hun voorkeurskanaal contact kunnen opnemen. Hieronder volgen er vijf.
Met Microsoft Power Pages kunnen leden zelf veel zaken regelen via een gebruiksvriendelijk ledenportaal. Hier kunnen ze veelgestelde vragen bekijken, een ticket aanmaken en de status van hun vraag volgen. Dit verlaagt de werkdruk voor de ledenservice en biedt leden 24/7 toegang tot informatie en ondersteuning.
Een chatbot, geïntegreerd met Dynamics 365 Customer Service, kan eenvoudige vragen automatisch beantwoorden. Als een vraag complexer is, kan deze direct worden doorgestuurd naar een medewerker via live chat. Zo krijgen leden direct hulp zonder lange wachttijden.
Steeds meer leden verwachten snelle en informele communicatie via kanalen zoals WhatsApp. Dynamics 365 Customer Service integreert met WhatsApp en andere messaging-apps, zodat leden eenvoudig contact kunnen opnemen en medewerkers gesprekken efficiënt kunnen beheren binnen het systeem.
Voor complexe of dringende vragen blijft telefonische ondersteuning essentieel. Dynamics 365 Customer Service kan gekoppeld worden aan een Teams telefonie of 3th party telefonie oplossingen, zodat medewerkers direct toegang hebben tot de juiste ledeninformatie en interacties kunnen loggen. Dit zorgt voor een efficiënte afhandeling van telefoongesprekken en een consistente ledenervaring.
Veel leden geven de voorkeur aan e-mailcontact. Dynamics 365 Customer Service biedt geavanceerd case management, waarbij inkomende e-mails automatisch worden toegewezen aan de juiste medewerker of afdeling. Hierdoor worden vragen snel en correct opgevolgd.
Met Dynamics 365 Customer Service kan een ledenorganisatie haar ledenservice moderniseren en efficiënter maken. Door slimme automatiseringen, SLA, integraties met verschillende kanalen en een centraal ledenoverzicht wordt de ledenervaring verbeterd en de interne werkdruk verminderd. Of het nu gaat om een eenvoudige vraag of een complexe juridische kwestie, Dynamics 365 CE biedt de tools om leden snel en professioneel te helpen.
Wil je meer weten over ledenadministratiesoftware, in het algemeen maar Dynamics 365 gecombineerd met 9A Membership Management in het bijzonder? Neem dan contact op met Jaap Heutink, verantwoordelijk voor het ledensegment bij 9altitudes. Hij vertelt je graag meer hoe dit zeer complete product jouw ledenorganisatie kan ondersteunen bij je bedrijfsvoering.
Ledenorganisaties hebben te maken met uiteenlopende vragen en verzoeken van hun leden. Van eenvoudige informatieverzoeken tot complexe juridische kwesties: een efficiënte en professionele ledenservice is cruciaal.
